DISEÑO DE UN PROTOCOLO ESPECIAL PARA GESTIONAR EN LA COYUNTURA DEL COVID-19

Mg. Andrés Kores | Esta columna analiza los documentos emitidos por el FATF/GAFI y GAFILAT en la coyuntura del COVID-19, efectúa un diagnóstico del impacto de la pandemia en los esquemas de compliance de los sujetos obligados y describe el diseño de un protocolo especial, que acompañe y fortalezca el proceso de gestión de las Áreas de PLAyFT durante esta extraordinaria circunstancia.

FATF/GAFI, GAFILAT Y COVID-19

El FATF/GAFI ha emitido el 1 de abril del corriente año una declaración(1) alentando a los gobiernos de sus países miembro a trabajar con las instituciones financieras y otros sujetos obligados, a efectos de utilizar el enfoque basado en riesgos promovido por los estándares del Organismo, para abordar los nuevos desafíos en materia de riesgos de LA/FT planteados por la pandemia del COVID-19.

En ese sentido el FATF/GAFI alienta el uso del onboarding digital y la prestación de servicios financieros digitales, en el marco de las medidas de aislamiento y distanciamiento social, pero también recomienda abordar los riesgos de delitos financieros relacionados con el COVID-19, tales como fraudes financieros, estafas, tráfico de medicamentos falsificados, oportunidades de inversión fraudulentas, esquemas de phishing, recaudación de fondos para organizaciones benéficas falsas, entre otros, que cada día vemos con mayor frecuencia.

Asimismo, el último 4 de mayo, se ha difundido el documento denominado COVID-19 related ML and TF – Risks and Policy Responses(2), en el cual el FATF/GAFI identifica los desafíos, las buenas prácticas y las respuestas políticas a las nuevas amenazas y vulnerabilidades de lavado de activos y financiación del terrorismo derivadas de la actual crisis sanitaria.

Por su parte el GAFILAT también ha emitido el pasado 8 de abril un comunicado(3) sobre el COVID-19 y sus riesgos asociados de LA y FT, en el cual complementa la descripción efectuada por el FATF/ GAFI, y recomienda a la comunidad internacional a fortalecer los sistemas de PLAyFT utilizando el enfoque basado en riesgos, a fin de abordar las amenazas y vulnerabilidades que pudieran surgir de la situación pandémica actual.

Para lo cual describe en forma detallada distintas situaciones que podrían traducirse en riesgos de LA/FT derivados de la situación actual, así como un listado de buenas prácticas y medidas mitigantes, que seguramente serán muy útiles y servirán de guía para los sujetos obligados.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

La compleja situación actual, derivada del aislamiento social preventivo y obligatorio en el marco de la pandemia del COVID-19, ha impactado en los esquemas de compliance de los sujetos obligados, produciéndose situaciones no deseadas que podrían alterar la eficiencia y calidad del sistema de prevención de LA/FT, tales como las que se describen a continuación:

• Reducción de la capacidad de trabajo de las áreas de PLAyFT de los sujetos obligados, ya sea por razones propias del aislamiento (empleados en situaciones de riesgo por causales de enfermedades crónicas preexistentes, edad avanzada, etc.), así como por situaciones derivadas de la estructura tecnológica de las entidades que no estén adaptadas en su totalidad al trabajo en la modalidad home office.

• Adaptación de los procedimientos internos de acuerdo a la modalidad de trabajo home office.

• Incumplimientos de los plazos por parte de los clientes para la entrega de documentación recurrente en las oficinas comerciales de los sujetos obligados, así como impedimentos o demoras en la entrega de la información en formato digital.

• Ausencia o demoras de los profesionales independientes intervinientes en el proceso de alta / actualización de dicha documentación (contadores, abogados, escribanos, etc.).

• Demoras en la obtención de la información adicional necesaria para el análisis y conclusión de las operaciones inusuales en curso.

• Generación de ROS defensivos ante la falta de información/documentación o el incumplimiento del plazo legal de 150 días para efectuar el ROS.

• Utilización desordenada de elementos sucedáneos que puedan suplir las demoras o la falta de información / documentación a ser aportada por los clientes.

• Apertura de nuevas cuentas, producto de las urgencias temporales derivadas de, por ejemplo, la implementación de los planes de ayuda financiera por parte del Gobierno Nacional. La celeridad requerida por la urgencia podría traducirse en incumplimientos a ciertos requisitos de información / documentación.

• La UIF y los organismos de supervisión primaria, tales como el BCRA, CNV, SSN han suspendido temporalmente las inspecciones in situ, lo cual impacta en el normal desarrollo de los planes anuales de inspección de dichos entes rectores. Por ejemplo, la UIF lo ha explicitado a través de su Resolución No. 29/2020 de fecha 17.03.2020.

¿CUAL ES EL OBJETIVO DE UN PROTOCOLO ESPECIAL?

La implementación de un protocolo especial, para gestionar en la coyuntura del COVID-19, tiene como principal objetivo dar un cabal cumplimiento a las leyes y regulaciones vigentes en materia de PLAyFT, siguiendo las pautas especiales de cumplimiento establecidas por la UIF en el comunicado(4) emitido a los sujetos obligados el 20.03.2020.

En dicha comunicación el regulador estableció una serie de pautas que los sujetos obligados deben cumplir a partir del inicio del aislamiento social, preventivo y obligatorio en nuestro país, tales como:

• Realizar el mayor esfuerzo para cumplir con las obligaciones con la UIF.

• Documentar los motivos que impiden cumplir en tiempo y forma y mantener dicha información en un registro.

• Dar prioridad a la presentación de los ROS por sobre otra información que se deba brindar a la UIF.

• Continuar remitiendo los RFT en el plazo normativo de 48 hs.

Cabe recordar que los incumplimientos de las responsabilidades de los sujetos obligados podrían derivar en las sanciones establecidas en el Capítulo IV «Régimen Penal Administrativo» de la Ley 25246 y modificatorias.

¿COMO DISEÑAR UN PROTOCOLO ESPECIAL?

El diseño de un protocolo especial, que acompañe y fortalezca el proceso de gestión en esta extraordinaria coyuntura, implica la definición de elementos sucedáneos que coadyuven a reemplazar temporalmente la información / documentación faltante o desactualizada, producto de la situación de aislamiento generalizada de los clientes a causa del COVID-19.

En ese sentido cada Entidad deberá definir como primer paso, sobre la base de un enfoque basado en riesgos, cuáles son los procesos de control que requieren la incorporación transitoria de uno o varios elementos sucedáneos a efectos de su inclusión en el protocolo especial.

Entre dichos procesos podrían mencionarse por ejemplo los siguientes:

•Actualización del perfil del cliente.

•Alta de nuevos clientes.

•Actualización de legajos de clientes.

•Discontinuidad de clientes.

•Análisis de alertas de monitoreo.

Como paso siguiente se deben definir los elementos sustitutos, que reemplazarán la información / documentación faltante, tales como, por ejemplo, la utilización de:

•Índices de actualización.

•Información pública.

•Datos proporcionados por un Bureau de información.

•Información estadística.

Para ello se recomienda la aplicación del enfoque basado en riesgos, ponderando el riesgo de LA/FT de los clientes afectados a cada uno de esos procesos.

Cabe recordar que el diseño del protocolo debe considerar el establecimiento de marcas de los clientes incluidos, a efectos de realizar un seguimiento a posteriori del período de aislamiento, el cual deberá alcanzar al 100 % de los casos involucrados, así como crear un registro de obligaciones incumplidas, en línea a lo establecido por la UIF en su comunicado del mes de marzo.

Por último, es dable mencionar que el protocolo especial debe contar con la aprobación del Comité de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y/o el Directorio de la Entidad, dado que es una herramienta de control interno complementaria al Manual de Procedimientos de PLAyFT, y como tal, es necesario contar con la legitimidad de las autoridades de la organización.

La coyuntura del COVID-19 crea serias oportunidades para que los delincuentes intenten lavar sus recursos espurios, por lo cual los sujetos obligados deben estar alertas a efectos de mitigar los riesgos derivados de esta pandemia. En ese sentido, la implementación de un protocolo especial, que contribuya a reforzar la gestión de las áreas de PLAyFT, se constituye en una herramienta conducente a dotar de mayor eficiencia y calidad al sistema de prevención de LA/FT.

 

Mg. Andrés Kores

Socio de FIDESnet

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